Collecte et traitement de milliers de photos de collaborateurs en un temps record
Comment une multinationale gère son projet de rebadging avec Photo Collect – en un clic.
Une grande multinationale, qui souhaite rester anonyme, doit relever le défi de collecter et de traiter plusieurs milliers photos des collaborateurs en l'espace de quelques mois seulement, dans le cadre d'un projet de renouvellement des badges. Ces photos sont principalement destinées aux nouveaux badges d'employés, mais peuvent également être utilisées à d'autres fins internes à l'entreprise. Afin de rendre le processus aussi fluide que possible, l'entreprise mise sur une stratégie de collecte multicanale via Photo Collect : les employés reçoivent une invitation personnelle par e-mail ou par courrier contenant un code QR qui leur permet de télécharger leurs photos à distance via leur smartphone. Ils peuvent également prendre leurs photos eux-mêmes à des bornes photo situées à certains endroits, comme le service des cartes ou la cantine, ou les faire prendre à la réception via une application mobile. Un photographe professionnel est en outre à la disposition des cadres.
Les photos collectées sont automatiquement traitées selon les spécifications propres à l'entreprise, qui recoupent en partie les normes de l'OACI relatives aux photos biométriques. La solution de Photo Collect garantit des formats uniformes, des arrière-plans homogènes et une reconnaissance optimale – le tout de manière hautement automatisée et sans effort manuel important. La collecte de plus de 20 000 photos en seulement un mois constitue une étape importante, qui démontre la scalabilité de la solution.
Le contrôle qualité manuel intégré permet la vérification finale de toutes les photos soumises. L'interface utilisateur est optimisée pour la validation de grands volumes de photos. Elle permet d'effectuer environ 2 000 validations par heure. Dans le cadre du contrôle qualité manuel, différents paramètres peuvent encore être ajustés. Pour les images qui ne répondent pas aux normes, le motif du rejet est sélectionné directement depuis l'interface via un menu déroulant et une nouvelle image est demandée à l'employé.
Intégration transparente dans les opérations courantes et le processus d'intégration
Le processus a désormais été intégré aux opérations courantes du groupe. Un lien personnel est automatiquement envoyé à chaque nouveau collaborateur, lui permettant de télécharger sa photo. La solution est entièrement intégrée au processus d'intégration, de sorte que les nouveaux collaborateurs peuvent soumettre leur photo avant même leur premier jour de travail. La solution s'intègre parfaitement au logiciel RH existant du groupe. Le processus peut ainsi être lancé directement au sein du service des ressources humaines et les photos traitées sont automatiquement transmises au logiciel chargé de l'impression des badges. Cela permet de réduire au minimum les étapes manuelles ou sources d'erreurs et de gagner un temps précieux. Alors que le coût de la capture et du traitement d'une photo avec des systèmes conventionnels s'élève à environ 35 euros, la solution numérique permet de diviser les coûts par plus de 10, soit moins de 35 centimes par photo.
Un autre avantage décisif réside dans la sécurité des données. Toutes les données sont traitées à l'aide de modèles d'IA propriétaires dans un centre de données certifié ISO 27001 souverain situé en Suisse. La conformité et la protection des données sensibles des collaborateurs sont ainsi garanties à tout moment.
Coopération interdépartementale
Le projet est mis en œuvre en étroite collaboration entre les ressources humaines, le service de sécurité du groupe et le service de gestion des installations. Grâce à une répartition claire des tâches et à l'utilisation de technologies modernes, un flux de travail numérique efficace est mis en place, qui permet non seulement de gagner du temps et d'économiser des ressources, mais aussi de garantir la qualité et la sécurité des badges des employés.
Le résultat : un processus pérenne qui répond à des exigences complexes de manière simple, rapide et économique – un véritable atout pour toute entreprise moderne.