Foto dei partecipanti per eventi, fiere e conferenze: il futuro del check-in, dei badge e della gestione delle identità

In occasione di eventi, fiere e conferenze, un badge professionale è molto più di un semplice cartellino identificativo. È un documento di identità, un controllo di accesso, uno strumento di networking e un elemento di branding visivo. Visitatori, espositori, relatori e personale devono essere chiaramente identificabili per accelerare le procedure di check-in, garantire la sicurezza e consentire il regolare svolgimento dell'evento. A tal fine è fondamentale disporre di una foto da partecipante coerente e di alta qualità, correttamente archiviata nel sistema dell'evento.

Nella pratica, tuttavia, questo processo è spesso sorprendentemente caotico: gli espositori inviano selfie via e-mail, i membri dello staff inviano foto tramite Messenger, le immagini sono archiviate in decine di cartelle e, poco prima dell'inizio dell'evento, i team organizzativi devono faticosamente rielaborarle, ordinarle e caricarle manualmente nei sistemi di biglietteria. Il flusso di lavoro della registrazione all'evento ne risente enormemente, soprattutto nel caso di grandi eventi o conferenze internazionali.

Photo Collect offre agli organizzatori di eventi, alle società fieristiche e alle agenzie una soluzione completamente digitale e scalabile per acquisire, verificare e integrare automaticamente nelle piattaforme degli eventi le foto dei partecipanti, i badge identificativi dello staff e le foto per i biglietti. In questo modo, il check-in, la stampa dei badge e la gestione degli accessi diventano più veloci, sicuri e semplici.

Acquisizione flessibile delle foto per visitatori, espositori, staff e relatori

Gli eventi hanno una dinamica particolare: molti partecipanti, ruoli diversi, ospiti internazionali, fornitori di servizi variabili e tempi molto stretti. Photo Collect consente di registrare tutti questi gruppi di persone in un unico flusso di lavoro fotografico dell'evento chiaramente strutturato.

Visitatori e partecipanti ai congressi ricevono, nell'ambito della registrazione pre-evento, un link di caricamento personalizzato via e-mail o SMS. Con un clic possono scattare la propria foto da partecipante direttamente con lo smartphone e caricarla – senza app, senza login. In questo modo i team dell'evento dispongono già prima dell'inizio di dati completi per la stampa dei badge, la biglietteria e la sicurezza.

In fiere e grandi eventi si possono impiegare anche chioschi fotografici, ad esempio agli ingressi, al servizio espositori o al check-in dello staff. I partecipanti si identificano tramite codice QR, numero del biglietto o ID espositore e creano la propria foto da partecipante in pochi secondi. Per membri dello staff, team di sicurezza o volontari queste postazioni sono particolarmente utili, perché hanno continuamente bisogno di nuovi badge.

Anche i team interni, come il banco registrazione, la sicurezza dell'evento o i responsabili dei volontari, possono scattare foto tramite l'app Photo Collect, ad esempio durante il check-in in loco, lo scambio dei badge o l'accesso alle aree VIP o backstage.

Elaborazione automatica delle immagini per badge per eventi e pass fieristici

Dopo lo scatto, la piattaforma esegue automaticamente tutte le fasi di elaborazione dell'immagine. Photo Collect riconosce il volto, posiziona correttamente la testa, rimuove gli sfondi fastidiosi e applica un formato uniforme, ideale per badge congressuali, badge espositori, tesserini identificativi del personale o pass VIP. Gli organizzatori possono memorizzare il loro design CI in modo che tutte le foto corrispondano allo stile dell'evento. È anche possibile farle verificare secondo gli standard ICAO o ISO/IEC 19794-5.

Per gli eventi che richiedono livelli di sicurezza particolarmente elevati o un accesso limitato al personale, è disponibile un controllo qualità manuale. I team degli eventi possono controllare rapidamente le foto e inviare automaticamente una nuova richiesta di caricamento. In questo modo, la qualità delle foto rimane costantemente elevata anche con un numero molto elevato di partecipanti.

Integrazione perfetta nei sistemi di biglietteria, check-in e accesso

Affinché il check-in all'evento funzioni senza intoppi, Photo Collect esporta automaticamente tutte le foto definitive nelle piattaforme di biglietteria e registrazione o nei sistemi di controllo degli accessi, stampa dei badge e scansione dei lead. L'assegnazione avviene tramite numero del biglietto, codice di registrazione, ID badge o identificativo dell'espositore.

Le fasi intermedie manuali, come l'archiviazione delle foto in cartelle, lo scambio di e-mail o il caricamento manuale nei sistemi di stampa o check-in, vengono completamente eliminate. L'intero processo si trasforma in un flusso di lavoro di registrazione degli eventi pulito, scalabile e documentato, che funziona sia in loco che da remoto.

Scalabilità per fiere, grandi eventi e conferenze internazionali

I grandi eventi comportano sfide specifiche: migliaia di partecipanti, registrazioni internazionali, diversi tipi di badge (relatori, VIP, espositori, personale), aggiornamenti quotidiani nelle app dedicate all'evento e frequenti riemissioni di badge. Photo Collect è stato sviluppato per gestire anche situazioni di carico elevato prima e durante gli eventi.

Che si tratti di una conferenza internazionale di vendita, una fiera di settore, un festival musicale, un evento pubblico o una manifestazione sportiva, con Photo Collect è possibile elaborare decine di migliaia di foto dei partecipanti per ogni evento senza dover ricorrere a risorse aggiuntive.

Protezione dei dati e sicurezza per gli eventi

Le foto sono dati personali particolarmente rilevanti per l'identità e la sicurezza. Photo Collect elabora tutte le immagini esclusivamente in centri di calcolo svizzeri certificati ISO 27001, utilizza modelli di intelligenza artificiale propri, crittografa tutti i canali di trasmissione e cancella automaticamente i dati al termine del progetto. Grazie a rigorosi concetti di ruoli e diritti, i team di registrazione, gli organizzatori e la sicurezza hanno solo gli accessi di cui hanno bisogno.

In questo modo, la piattaforma soddisfa senza problemi i requisiti del GDPR e della nLPD, un criterio importante per le agenzie di eventi internazionali e gli organizzatori di fiere.

La soluzione più moderna per badge per eventi, foto dei partecipanti e registrazione

Photo Collect offre agli organizzatori di eventi e fiere la base digitale perfetta per foto dei partecipanti professionali, badge per eventi coerenti, processi in loco rapidi e flussi di lavoro sicuri. L'intero ciclo di vita dei badge diventa automatizzato, scalabile e affidabile, rendendo check-in, processi di sicurezza e flussi di visitatori decisamente più efficienti.

Per conferenze, festival, fiere ed eventi aziendali, Photo Collect è il nuovo standard per processi di identificazione degli eventi moderni, facili da usare e conformi alle norme sulla protezione dei dati.

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