Las cinco mejores formas de recopilar fotos

A través de innumerables proyectos durante más de diez años y con varios millones de fotos de carné, hemos adquirido una valiosa experiencia y nos gustaría destacar en este artículo las distintas opciones para la adquisición de fotos.

Historia

Antes de fundar Photo Collect, trabajamos varios años en el campo de la personalización de tarjetas y descubrimos que el proceso de captura de imágenes suele ser el mayor cuello de botella sin resolver en la producción de carnés de identidad. En un proyecto para renovar por completo los carnés de identidad de una gran empresa suiza, siete equipos de dos estudiantes viajaron de un sitio a otro por todo el país con su equipo (cámara, cabina fotográfica, fondo) para hacer fotos a todos los empleados. Aunque el proceso duró varias semanas, no fue posible coger a todos los empleados en el lugar y el momento adecuados para hacerles una foto. Una pesadilla logística, cara y sin resultados satisfactorios. Para las empresas dispersas geográficamente por distintas regiones o zonas horarias, el reto es aún mayor y el proceso se complica y encarece rápidamente. Sin un proceso estandarizado, la captura uniforme de imágenes es prácticamente imposible. Para responder a esta necesidad, desarrollamos Photo Collect.

Posibles canales de recogida

Para que el proceso fotográfico sea lo más sencillo posible, hemos desarrollado varios canales a través de los cuales se puede enviar una foto. Lo mejor de todo es que los canales pueden utilizarse individualmente o combinados, en paralelo o uno detrás de otro.

• ¿Conocemos la dirección de correo electrónico del empleado? Entonces podemos enviar desde Photo Collect un correo electrónico con un enlace de carga.
• ... o un SMS con el mismo enlace si se conoce el número de teléfono móvil.
• Si sólo tenemos la dirección postal, podemos enviar una carta con un código QR.
• Los empleados que tengan que pasar por una puerta o una recepción pueden registrarse allí utilizando la aplicación Photo Collect.
• ... o pueden utilizar el quiosco de autoservicio con la aplicación Photo Collect in situ.

Los cinco canales en detalle

1. BYOD - Traiga su propio dispositivo

El smartphone es el canal más utilizado en Photo Collect, ya que permite una recogida descentralizada de las fotos de los empleados y es escalable en términos de cantidad. La persona que va a enviar una foto simplemente utiliza su propio smartphone para tomarla y subirla. La persona no necesita una aplicación ni un nombre de usuario, sino que simplemente puede subir la foto a través de un enlace personalizado generado por Photo Collect en su navegador. El proceso se completa en solo dos minutos.

Los canales de comunicación correo electrónico y SMS están integrados en Photo Collect. Una de las ventajas del envío de enlaces por correo electrónico o SMS respecto a una carta es la posibilidad de enviar recordatorios automáticos de bajo umbral si la foto no se ha presentado transcurrido un determinado plazo.

Correo electrónico o SMS: cada método de envío tiene sus ventajas e inconvenientes. Un SMS es inmediatamente visible y se recibe en el dispositivo con el que se tomó la foto. Sin embargo, a menudo faltan los números de teléfono móvil de los empleados. Una dirección de correo electrónico, en cambio, está casi siempre disponible, pero lo ideal es que el usuario cambie a su teléfono móvil para hacer la foto (facilitamos el cambio mostrando un código QR). Elegir la combinación adecuada de canales de comunicación es una parte importante de la planificación del proceso de recogida.

2. Quiosco de fotos en el lugar

El quiosco fotográfico se utiliza para la captura de fotos en autoservicio. La persona sólo tiene que introducir su número de identificación y ya puede hacerse la foto. Al igual que con la aplicación, el fondo de la imagen se elimina directamente en el dispositivo mediante un sensor de profundidad (infrarrojos), por lo que no se necesita la clásica caja de fotos, cualquier pared (incluidos ladrillos, hormigón) puede servir de fondo. El quiosco de fotos es de roble (madera maciza) y se fabrica a mano de forma sostenible en Suiza. Funciona 24 horas con pilas y no necesita cables.

3. Aplicación móvil en el lugar

Si hay un punto de contacto físico, como un mostrador de recepción, una secretaría o una oficina de tarjetas, la aplicación Photo Collect puede utilizarse para capturar fotos. Una persona responsable de la empresa utiliza la aplicación para capturar y cargar las fotos del empleado. El número de identificación de la persona puede escanearse mediante OCR a partir de un documento existente, de la antigua tarjeta de identificación o de la pantalla del ordenador. La aplicación Photo Collect está disponible para Android e iOS.

4. Cámara web

La captura a través de una cámara web está integrada en Photo Collect, pero solo se recomienda en casos excepcionales, ya que la calidad de las cámaras web suele ser insuficiente en comparación con las cámaras de los smartphones u otros dispositivos. Estaremos encantados de asesorar a nuestros clientes en la selección de una cámara adecuada.

5. Importación de fotos existentes

Las bases de datos de imágenes existentes pueden importarse y normalizarse en Photo Collect mediante la función de carga masiva. Las imágenes existentes se benefician de una mejora de la calidad gracias a la rotación automática, una sección de imagen estandarizada y la eliminación automática del fondo. Se tarda menos de un segundo por foto.

Conclusión

La combinación óptima de canales para el proceso de registro debe encontrarse para cada cliente y cada situación. En el caso de SBB/SwissPass, se pide a los clientes que suban la foto por SMS. Utilizan su propio dispositivo para hacer una foto y subirla. Esto hace que el proceso en ventanilla sea muy eficiente, ya que el empleado simplemente activa el SMS y el cliente puede completar el proceso en casa. Muchas empresas favorecen una combinación de distintos canales. Las invitaciones por correo electrónico suelen utilizarse para recoger fotos en el entorno de la empresa. Las invitaciones por carta se utilizan para llegar a los empleados que no tienen acceso al correo electrónico. Las subidas directas son populares para recopilar fotos profesionales de directivos. Esta medida suele ir acompañada de un quiosco de fotos en el lugar de trabajo para que los empleados puedan cambiar a un dispositivo proporcionado por la empresa en caso necesario.

Póngase en contacto con nosotros para hablar de las posibilidades de su proceso de captura fotográfica.