Différentes possibilités d'acquisition de photos
L'obtention de photos d'employés à l'échelle de l'entreprise peut prendre beaucoup de temps et nécessite une bonne communication et une bonne collaboration entre les différents services de l'entreprise, tels que les ressources humaines, l'informatique, la sécurité et la gestion. Nous présentons les méthodes les plus courantes pour mener à bien cette tâche.
La collecte de photos de collaborateurs pour une grande entreprise comporte de nombreux pièges. Il existe différentes manières de se procurer des photos :
- Faites le téléchargement directement dans un logiciel RH : de nombreux programmes RH disposent d'une fonction permettant aux collaborateurs de télécharger leurs photos dans leurs profils. Avantage : souvent une solution déjà existante. Inconvénient : d'anciennes photos sont utilisées ou les photos ne sont pas adaptées (p. ex. visage trop proche/trop éloigné, photos de vacances avec la plage en arrière-plan, photos des petits-enfants, anciennes photos de mariage, etc.)
- Envoyer un e-mail de sollicitation : vous pouvez envoyer un e-mail à tous les collaborateurs pour leur demander de soumettre une photo d'eux. Vous pouvez donner des directives sur le type de photo souhaité (par exemple, photo de tête, vêtements de travail, fond uni) et indiquer un délai pour l'envoi. Avantage : la solution est rapidement mise en place. Inconvénient : pour les images sans bonne qualité (comptez par ce canal environ 60 % de photos inutilisables), un énorme travail manuel, un imbroglio de formats (les images sont envoyées en GIF, PNG, PDF ou Word), difficile du point de vue de la protection des données (délais de suppression, photos envoyées par e-mail).
- Installez un photomaton : vous pouvez installer un photomaton lors d'un événement d'entreprise ou au bureau et demander aux collaborateurs de se faire prendre en photo. Avantage : une qualité correcte et des photos récentes. Inconvénients : les collaborateurs doivent être sur place au moment voulu (ce qui ne permet pas d'atteindre tous les collaborateurs), coûteux surtout à long terme, l'identification / la désignation des photos par numéro de collaborateur est souvent sujette à des erreurs et nécessite un travail manuel.
- Faites appel à un photographe : il existe des photographes spécialisés dans la prise de photos de collaborateurs. Avantage : bonne qualité. Inconvénient : ne se rend sur place que pour une courte durée, coûteux et nécessite une coordination complexe. Nommer correctement les photos (par ex. par numéro d'employé) manuellement et donc sujet aux erreurs, pas de solution à long terme ou évolutive.
- Utilisez un logiciel spécialement conçu à cet effet, comme Photo Collect, pour obtenir des photos de vos collaborateurs (par exemple selon les normes de l'OACI). Vous pouvez ainsi atteindre vos collaborateurs sur le site, à domicile ou en voyage d'affaires. Vous obtenez une qualité constante et les photos sont automatiquement nommées correctement. Si des photos doivent être refusées, un processus défini est disponible et la communication individuelle fastidieuse est supprimée. La solution doit toutefois être acquise au moins quelques jours avant le lancement.
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, assurez-vous de communiquer clairement à vos collaborateurs ce que vous recherchez et pourquoi une photo récente est importante. Vous devez également vous assurer que vous avez l'autorisation de collecter et d'utiliser les photos des employés et que vous respectez toutes les dispositions pertinentes en matière de protection des données.
Nous vous accompagnons volontiers dans l'acquisition des photos de vos collaborateurs, de la définition des processus à l'importation des photos collectées dans votre système. Contactez-nous pour un premier entretien et une démonstration personnelle de Photo Collect.