Diversi modi per ottenere le foto

La raccolta di foto dei dipendenti per una grande azienda nasconde molte insidie. Esistono vari modi per ottenere le foto:

• Effettuare l'upload direttamente nel software HR: molti programmi HR dispongono di una funzione che consente ai dipendenti di caricare le foto sul proprio profilo. Vantaggio: spesso si tratta di una soluzione esistente. Svantaggio: vengono utilizzate vecchie foto o le foto non sono adatte (ad esempio, viso troppo vicino/troppo lontano, foto di vacanze con la spiaggia sullo sfondo, foto dei nipoti, vecchie foto di matrimonio ecc.)
• Inviare una richiesta via e-mail: è possibile inviare un'e-mail a tutti i dipendenti chiedendo loro di inviare una propria foto. È possibile fornire linee guida per il tipo di foto desiderata (ad esempio, foto della testa, abbigliamento professionale, sfondo monocromatico) e una scadenza per l'invio. Vantaggio: la soluzione è rapida. Svantaggi: per le immagini senza una buona qualità (si calcola che circa il 60% delle foto non sia utilizzabile attraverso questo canale) un enorme sforzo manuale, confusione di formati (le immagini vengono inviate come GIF, PNG, PDF o Word), difficoltà in termini di protezione dei dati (tempi di cancellazione, foto via e-mail).
• Allestimento di una cabina fotografica: potete allestire una cabina fotografica a un evento aziendale o in ufficio e chiedere ai dipendenti di farsi fotografare. Vantaggi: foto di qualità e aggiornate. Svantaggi: i dipendenti devono essere presenti sul posto in un determinato momento (il che significa che non tutti i dipendenti vengono raggiunti), costoso soprattutto a lungo termine, l'identificazione/nominazione delle foto in base al numero di dipendente è spesso soggetta a errori e richiede molto tempo.
• Assumere un fotografo: esistono fotografi specializzati nello scattare foto ai dipendenti. Vantaggi: buona qualità. Svantaggi: sono presenti sul posto solo per un breve periodo, il coordinamento è costoso e richiede tempo. La corretta denominazione delle foto (ad esempio in base al numero di dipendente) è manuale e quindi soggetta a errori, non è una soluzione scalabile o a lungo termine.
• Utilizzate un software appositamente progettato, come Photo Collect, per raccogliere le foto dei vostri dipendenti (ad esempio secondo gli standard ICAO). In questo modo raggiungete i dipendenti sia in sede sia a casa o in viaggio di lavoro. Ottenete una qualità costante e le foto vengono denominate automaticamente in modo corretto. Se le foto devono essere rifiutate, è disponibile un processo definito e non serve più una laboriosa comunicazione individuale. La soluzione deve però essere acquisita almeno qualche giorno prima dell'avvio.

Qualunque sia il metodo scelto, assicuratevi di comunicare chiaramente ai vostri dipendenti cosa state cercando e perché una foto recente è importante. Dovete anche assicurarvi di avere l'autorizzazione a raccogliere e utilizzare le foto dei dipendenti e di rispettare tutte le norme sulla protezione dei dati.

Siamo lieti di accompagnarvi nell'acquisizione delle foto dei vostri dipendenti, dalla definizione dei processi all'importazione delle foto raccolte nel vostro sistema. Contattateci per una prima discussione e una dimostrazione personale di Photo Collect.