« Nous gagnons beaucoup de temps, car plus besoin de planifier les rendez-vous. »
Krones faisait face à un échange de badges à l'échelle du groupe portant sur 20 000 badges. Plutôt que d'accélérer la séance photo, la sécurité du groupe a déplacé la saisie des photos au début de l'onboarding — la photo est dans le système avant même que la personne ne voie le portail de l'usine.
Situation initiale : un rendez-vous, un service photo, une rupture de support
Pendant des années, le processus de badges de Krones passait par un service interne de photos et de badges. « Auparavant, nous avions un service de photos et de badges où il fallait se présenter en personne. Chaque nouveau collaborateur devait prendre rendez-vous. On prenait une photo, qui était ensuite intégrée manuellement dans notre système », explique Ari Schuster.
Cela engendre trois coûts rarement considérés ensemble : la coordination de chaque rendez-vous, y compris les relances en cas d'annulation, l'obligation de présence sur le site du service photo — quiconque commence ailleurs attend son badge — et la rupture de support lors du transfert manuel vers le système de badges.
Avec quelques arrivées par semaine, c'est supportable. Lors d'un échange de badges à l'échelle du groupe, cela ne l'est plus. Dans un groupe industriel de cette taille, le badge du personnel n'est pas un document administratif, mais un instrument de sécurité : il régit l'accès aux usines, aux halls de montage et aux zones de développement. La responsabilité en incombe donc à la sécurité du groupe.
Le point de départ : un projet d'échange portant sur 20 000 badges
« Nous avions devant nous un projet d'échange de badges à l'échelle de toute la société, portant sur 20 000 badges. » Les projets d'échange de badges sont des projets à date butoir : tous les anciens badges perdent leur validité à une date définie, et tous les nouveaux doivent être produits et distribués d'ici là.
Le goulet d'étranglement ne se situe presque jamais au niveau de l'imprimante de cartes ou du système de contrôle d'accès. Il se situe dans l'obtention des photos, car c'est la seule étape qui requiert la participation de chaque personne.
Krones n'est pas arrivé à Photo Collect par un appel d'offres, mais par ses pairs : « Une autre entreprise avait déjà eu à gérer 50 000 badges, et elle nous a recommandé Photo Collect. »
La solution : la photo est envoyée avant le premier jour de travail
Plutôt que d'accélérer le processus existant, Krones l'a inversé. La saisie des photos passe au début de l'onboarding, loin du portail de l'usine, au plus près de la personne. « Nous utilisons Photo Collect pour nos badges du personnel, afin de prendre les photos dans le cadre du processus d'onboarding. Ainsi, nous disposons de la photo avant le premier jour de travail et pouvons déjà établir le badge. »
La personne qui arrive reçoit un lien personnalisé et se photographie avec son propre smartphone, sans application ni connexion. L'analyse d'image contrôle ensuite la netteté, l'éclairage, la position de la tête et l'arrière-plan, recadre automatiquement au format requis et transmet l'image finalisée au système cible. Les modèles sous-jacents sont développés en interne, ne sont pas génératifs et ne modifient pas le visage.
Pour les nouveaux arrivants sans adresse e-mail et pour les retardataires sur place, le kiosque photo reste disponible comme second canal.
Le résultat
« Nous gagnons beaucoup de temps, car plus besoin de planifier les rendez-vous. Chacun peut prendre sa photo tranquillement depuis chez soi ou n'importe où ailleurs, et celle-ci est automatiquement intégrée à notre système. »
Les trois postes de coûts de la situation initiale disparaissent ainsi : la prise de rendez-vous pour chaque arrivée cède la place au lien personnalisé, la prise de vue n'est plus liée au service photo, et le transfert manuel est supprimé. Le badge n'est pas disponible seulement à partir du jour 1, mais déjà avant.
Le projet d'échange était le déclencheur, l'onboarding est le bénéfice : chez Krones, le canal numérique reste, après la fin du projet, la voie standard pour chaque nouvelle arrivée.
Un groupe allemand, un traitement suisse
Comme Krones est soumis au droit européen de la protection des données, le lieu de traitement fait partie de la décision. Toutes les photos sont traitées exclusivement en Suisse, dans un centre de données certifié ISO 27001, sur une instance dédiée par client.
Pour le transfert de l'UE vers la Suisse, la décision d'adéquation selon l'art. 45 RGPD suffit ; des clauses contractuelles types supplémentaires ne sont pas nécessaires. L'utilisation de la photo sur le badge lui-même ne requiert pas de consentement séparé des collaborateurs.
Comment fonctionne la procédure
Indépendamment du client : déroulement, critères de contrôle et intégration de ce cas d'utilisation.
Autres témoignages clients
D'autres projets, la même saisie — avec des chiffres de projet et des interlocuteurs nommément cités.
« Au final, le client final n'intervient plus du tout dans le processus ; il se contente d'approuver les images. »En savoir plus
Adrian RachSenior Key Account
« Si l'on peut mettre tout cela en œuvre spontanément, c'est un énorme avantage : cela permet d'économiser de l'argent et du temps, et c'est extrêmement efficace. »En savoir plus
Alexander BiedererID-ware Group
« Photo Collect fait partie intégrante de notre processus de délivrance des badges et de l'obtention des photos qui y est associée. Nous avons reçu des photos de haute qualité en peu de temps. »
M. PapenfussBMW Group