«Wir haben eine grosse Zeitersparnis, weil die Terminierung wegfällt.»
Vor Krones lag ein konzernweiter Ausweistausch über 20'000 Ausweise. Statt den Fototermin zu beschleunigen, hat die Konzernsicherheit die Fotoerfassung an den Anfang des Onboardings verlegt — das Bild ist im System, bevor jemand das Werkstor sieht.
Ausgangslage: ein Termin, eine Fotostelle, ein Medienbruch
Jahrelang lief der Ausweisprozess bei Krones über eine eigene Foto- und Ausweisstelle. «Vorher hatten wir eine Foto- und Ausweisstelle, wo man persönlich vor Ort kommen musste. Jeder neue Mitarbeiter musste einen Termin machen. Da wurde ein Foto aufgenommen und dann wurde das manuell in unser System eingefügt», sagt Ari Schuster.
Das verursacht drei Kosten, die selten zusammen betrachtet werden: die Koordination jedes einzelnen Termins samt Nachfassen bei Absagen, die Präsenzpflicht am Standort der Fotostelle — wer woanders startet, wartet auf seinen Ausweis — und den Medienbruch bei der manuellen Übertragung ins Ausweissystem.
Bei wenigen Eintritten pro Woche ist das tragbar. Bei einem konzernweiten Ausweistausch nicht mehr. In einem produzierenden Konzern dieser Grösse ist der Mitarbeiterausweis kein Verwaltungsdokument, sondern ein Sicherheitsinstrument: Er regelt den Zutritt zu Werken, Montagehallen und Entwicklungsbereichen. Entsprechend liegt die Verantwortung bei der Konzernsicherheit.
Der Auslöser: ein Tauschprojekt über 20'000 Ausweise
«Wir hatten ein Ausweistauschprojekt AG-weit mit 20'000 Ausweisen vor uns.» Ausweistauschprojekte sind Stichtagsprojekte: Alle bisherigen Ausweise verlieren zu einem definierten Datum ihre Gültigkeit, alle neuen müssen bis dahin produziert und verteilt sein.
Der Engpass liegt dabei fast nie beim Kartendrucker oder beim Zutrittssystem. Er liegt bei der Fotobeschaffung, weil sie als einziger Schritt die Mitwirkung jeder einzelnen Person voraussetzt.
Auf Photo Collect kam Krones nicht über eine Ausschreibung, sondern über die Peer-Group: «Eine andere Firma hatte das auch schon mit 50'000 Ausweisen vor sich gehabt, und die haben Photo Collect empfohlen.»
Die Lösung: das Foto kommt vor dem ersten Arbeitstag
Statt den bestehenden Prozess zu beschleunigen, hat Krones ihn umgedreht. Die Fotoerfassung wandert an den Anfang des Onboardings, weg vom Werkstor, hin zur Person. «Wir nutzen Photo Collect für unsere Mitarbeiterausweise, um die Fotos aufzunehmen für den Onboarding-Prozess. Damit wir vor dem ersten Arbeitstag das Foto schon bei uns haben und den Ausweis schon erstellen können.»
Die eintretende Person erhält einen personalisierten Link und fotografiert sich mit dem eigenen Smartphone, ohne App und ohne Login. Anschliessend prüft die Bildanalyse Schärfe, Beleuchtung, Kopfhaltung und Hintergrund, schneidet automatisch auf das benötigte Format zu und übergibt das fertige Bild an das Zielsystem. Die Modelle dahinter sind Eigenentwicklung, arbeiten nicht generativ und verändern das Gesicht nicht.
Für Eintretende ohne E-Mail-Adresse und für Nachzügler vor Ort bleibt der Foto-Kiosk als zweiter Kanal verfügbar.
Das Ergebnis
«Wir haben eine grosse Zeitersparnis, weil die Terminierung wegfällt. Jeder kann das bequem von zu Hause oder wo auch immer aufnehmen, und es geht automatisch in unser System.»
Damit verschwinden genau die drei Kostenblöcke aus der Ausgangslage: Die Terminvereinbarung pro Eintritt weicht dem personalisierten Link, die Aufnahme ist nicht mehr an die Fotostelle gebunden, und die manuelle Übertragung entfällt. Der Ausweis ist nicht erst ab Tag 1 verfügbar, sondern schon davor.
Das Tauschprojekt war der Anlass, das Onboarding ist der Nutzen: Bei Krones bleibt der digitale Kanal nach Projektabschluss der Standardweg für jeden Neueintritt.
Ein deutscher Konzern, Schweizer Verarbeitung
Weil Krones dem europäischen Datenschutzrecht unterliegt, ist der Verarbeitungsort Teil der Entscheidung. Alle Fotos werden ausschliesslich in der Schweiz in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum verarbeitet, auf einer dedizierten Instanz pro Kunde.
Für die Übermittlung aus der EU in die Schweiz genügt der Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO, zusätzliche Standardvertragsklauseln sind nicht nötig. Für die Verwendung des Fotos auf dem Ausweis selbst braucht es keine gesonderte Einwilligung der Mitarbeitenden.
So funktioniert das Verfahren
Unabhängig vom Kunden: Ablauf, Prüfkriterien und Anbindung dieses Anwendungsfalls.
Weitere Kundengeschichten
Andere Projekte, dieselbe Erfassung — mit Projektzahlen und namentlich genannten Ansprechpersonen.
«Der Endkunde hat am Schluss nichts mehr mit dem Prozess zu tun; er genehmigt lediglich die Bilder.»Mehr dazu
Adrian RachSenior Key Account
«Wenn man das alles spontan umsetzen kann, ist das ein riesiger Vorteil: Es spart Geld, Zeit und ist äusserst effizient.»Mehr dazu
Alexander BiedererID-ware Group
«Photo Collect ist ein integraler Bestandteil in unserem Ausweisprozess und der damit einhergehenden Fotobeschaffung. Wir haben in kurzer Zeit qualitativ hochwertige Fotos erhalten.»
M. PapenfussBMW Group