«Ahorramos mucho tiempo, ya que ya no hay que concertar citas».
Krones tenía por delante una sustitución de 20 000 tarjetas en todo el grupo. En lugar de agilizar la sesión de fotos, el departamento de seguridad del grupo trasladó la captura de fotos al inicio del onboarding: la imagen está en el sistema antes de que nadie vea la puerta de la planta.
Situación de partida: una cita, un puesto de fotos y un cambio de soporte
Durante años, el proceso de tarjetas de Krones se gestionaba a través de una oficina propia de fotos y tarjetas. «Antes teníamos una oficina de fotos y tarjetas a la que había que acudir en persona. Cada nuevo empleado tenía que pedir cita. Allí se le hacía una foto y luego se introducía manualmente en nuestro sistema», explica Ari Schuster.
Esto genera tres costes que rara vez se consideran en conjunto: la coordinación de cada cita, incluido el seguimiento en caso de cancelación; la obligación de acudir en persona a la sede del puesto de fotos (quien empieza en otro lugar tiene que esperar su tarjeta), y el cambio de soporte al transferir manualmente la foto al sistema de tarjetas.
Con pocas incorporaciones por semana, es asumible. Con una sustitución de tarjetas en todo el grupo, ya no. En un grupo industrial de este tamaño, la tarjeta de identificación de empleado no es un documento administrativo, sino un instrumento de seguridad: regula el acceso a plantas, naves de montaje y áreas de desarrollo. En consecuencia, la responsabilidad recae en el departamento de seguridad del grupo.
El motivo: un proyecto de sustitución de 20 000 tarjetas
«Teníamos por delante un proyecto de sustitución de tarjetas en toda la empresa, con 20 000 tarjetas». Los proyectos de sustitución de tarjetas tienen una fecha límite: todas las tarjetas anteriores pierden su validez en una fecha determinada, y todas las nuevas deben estar producidas y distribuidas para entonces.
El cuello de botella casi nunca está en la impresora de tarjetas ni en el sistema de control de acceso, sino en la obtención de las fotos, porque es el único paso que requiere la participación de cada persona.
Krones no llegó a Photo Collect a través de una licitación, sino por recomendación de empresas afines: «Otra empresa ya se había enfrentado a lo mismo con 50 000 tarjetas y nos recomendó Photo Collect».
La solución: la foto se entrega antes del primer día de trabajo
En lugar de acelerar el proceso existente, Krones le dio la vuelta. La captura de fotos pasa al inicio del onboarding: lejos de la puerta de la planta y cerca de la persona. «Utilizamos Photo Collect para nuestras tarjetas de identificación de empleado, para tomar las fotos durante el proceso de onboarding. Así, antes del primer día de trabajo ya tenemos la foto y podemos crear la tarjeta».
La persona que se incorpora recibe un enlace personalizado y se hace la foto con su propio smartphone, sin app ni inicio de sesión. A continuación, el análisis de imagen comprueba la nitidez, la iluminación, la posición de la cabeza y el fondo, recorta automáticamente al formato necesario y entrega la imagen final al sistema de destino. Los modelos que hay detrás son de desarrollo propio, no son generativos y no modifican el rostro.
Para las nuevas incorporaciones sin dirección de correo electrónico y para los rezagados in situ, el quiosco de fotos sigue disponible como segundo canal.
El resultado
«Ahorramos mucho tiempo, ya que ya no hay que concertar citas. Cada uno puede hacerse la foto cómodamente desde casa o desde cualquier otro lugar, y se importa automáticamente a nuestro sistema».
Así desaparecen precisamente los tres bloques de costes de la situación de partida: la concertación de citas para cada incorporación deja paso al enlace personalizado, la toma ya no está ligada al puesto de fotos y la transferencia manual desaparece. La tarjeta no está disponible solo a partir del día 1, sino ya antes.
El proyecto de sustitución fue el motivo; el onboarding, el beneficio: en Krones, una vez concluido el proyecto, el canal digital sigue siendo la vía estándar para cada nueva incorporación.
Un grupo empresarial alemán, procesamiento en Suiza
Como Krones está sujeta a la legislación europea de protección de datos, el lugar de tratamiento forma parte de la decisión. Todas las fotos se procesan exclusivamente en Suiza, en un centro de datos con certificación ISO 27001, en una instancia dedicada para cada cliente.
Para la transferencia desde la UE a Suiza basta la decisión de adecuación conforme al art. 45 del RGPD; no se necesitan cláusulas contractuales tipo adicionales. Para el uso de la foto en la propia tarjeta no se requiere un consentimiento específico de los empleados.
Así funciona el proceso
Independientemente del cliente: proceso, criterios de comprobación e integración de este caso de uso.
Más casos de clientes
Otros proyectos, la misma captura, con cifras de proyectos y personas de contacto identificadas.
«Al final, el cliente final ya no tiene nada que ver con el proceso; simplemente da el visto bueno a las imágenes».Seguir leyendo
Adrian RachSenior Key Account
«Si se puede llevar todo esto a la práctica de forma espontánea, supone una ventaja enorme: ahorra dinero y tiempo, y es sumamente eficiente».Seguir leyendo
Alexander BiedererID-ware Group
«Photo Collect es una parte integral de nuestro proceso de identificación y la obtención de fotografías que este conlleva. Hemos recibido fotografías de alta calidad en muy poco tiempo».
M. PapenfussBMW Group