«Risparmiamo molto tempo perché non bisogna più fissare appuntamenti.»
Krones aveva davanti a sé una sostituzione dei badge a livello di gruppo per 20.000 badge. Invece di accelerare l'appuntamento fotografico, la sicurezza di gruppo ha spostato l'acquisizione delle foto all'inizio dell'onboarding — l'immagine è nel sistema prima che qualcuno veda il cancello dello stabilimento.
Situazione iniziale: un appuntamento, un ufficio foto, una discontinuità dei media
Per anni il processo dei badge in Krones è passato da un apposito ufficio foto e badge. «Prima avevamo un ufficio foto e badge dove bisognava presentarsi di persona. Ogni nuovo dipendente doveva prendere un appuntamento. Lì veniva scattata una foto, che poi veniva inserita manualmente nel nostro sistema», racconta Ari Schuster.
Questo genera tre costi che raramente vengono considerati insieme: il coordinamento di ogni singolo appuntamento, compresi i solleciti in caso di disdetta; l'obbligo di presenza presso la sede dell'ufficio foto — chi inizia altrove aspetta il proprio badge —; e la discontinuità dei media nel trasferimento manuale al sistema dei badge.
Con pochi ingressi a settimana è sostenibile. Con una sostituzione dei badge a livello di gruppo non più. In un gruppo industriale di queste dimensioni, il badge aziendale non è un documento amministrativo, ma uno strumento di sicurezza: regola l'accesso a stabilimenti, reparti di montaggio e aree di sviluppo. Di conseguenza la responsabilità spetta alla sicurezza di gruppo.
Il motivo scatenante: un progetto di sostituzione di 20.000 badge
«Avevamo davanti a noi un progetto di sostituzione dei badge in tutta l'azienda, con 20.000 badge.» I progetti di sostituzione dei badge sono progetti con scadenza fissa: tutti i badge precedenti perdono validità a una data definita, e tutti quelli nuovi devono essere prodotti e distribuiti entro quella data.
Il collo di bottiglia non è quasi mai la stampante di tessere o il sistema di controllo degli accessi. È il reperimento delle foto, perché è l'unica fase che richiede la collaborazione di ogni singola persona.
Krones non è arrivata a Photo Collect tramite un bando di gara, ma tramite il proprio peer group: «Un'altra azienda aveva già affrontato la stessa cosa con 50.000 badge, e hanno consigliato Photo Collect.»
La soluzione: la foto arriva prima del primo giorno di lavoro
Invece di accelerare il processo esistente, Krones lo ha capovolto. L'acquisizione delle foto si sposta all'inizio dell'onboarding, via dal cancello dello stabilimento, verso la persona. «Utilizziamo Photo Collect per i nostri badge aziendali, per scattare le foto per il processo di onboarding. Così abbiamo già la foto prima del primo giorno di lavoro e possiamo già creare il badge.»
La persona neoassunta riceve un link personalizzato e si fotografa con il proprio smartphone, senza app e senza login. Successivamente l'analisi delle immagini verifica nitidezza, illuminazione, posizione della testa e sfondo, ritaglia automaticamente nel formato richiesto e trasferisce l'immagine finita al sistema di destinazione. I modelli alla base sono sviluppati internamente, non sono generativi e non modificano il volto.
Per i neoassunti senza indirizzo e-mail e per i ritardatari in sede, il chiosco fotografico resta disponibile come secondo canale.
Il risultato
«Risparmiamo molto tempo perché non è più necessario fissare appuntamenti. Ognuno può scattare la foto comodamente da casa o da qualsiasi altro luogo, e i dati vengono inseriti automaticamente nel nostro sistema.»
Scompaiono così proprio i tre blocchi di costo della situazione iniziale: la fissazione dell'appuntamento per ogni ingresso lascia il posto al link personalizzato, lo scatto non è più legato all'ufficio foto e il trasferimento manuale viene meno. Il badge non è disponibile solo dal giorno 1, ma già prima.
Il progetto di sostituzione è stato l'occasione, l'onboarding è il vantaggio: in Krones, dopo la conclusione del progetto, il canale digitale resta la via standard per ogni nuovo ingresso.
Un gruppo tedesco, elaborazione svizzera
Poiché Krones è soggetta al diritto europeo sulla protezione dei dati, il luogo di trattamento fa parte della decisione. Tutte le foto vengono elaborate esclusivamente in Svizzera in un data center certificato ISO 27001, su un'istanza dedicata per ogni cliente.
Per il trasferimento dall'UE alla Svizzera è sufficiente la decisione di adeguatezza ai sensi dell'art. 45 GDPR; non sono necessarie clausole contrattuali tipo aggiuntive. Per l'uso della foto sul badge stesso non è necessario un consenso separato dei dipendenti.
Come funziona la procedura
Indipendentemente dal cliente: flusso, criteri di verifica e integrazione di questo caso d'uso.
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Altri progetti, la stessa acquisizione — con dati di progetto e referenti indicati per nome.
«Alla fine il cliente finale non ha più nulla a che fare con il processo; si limita ad approvare le immagini.»Per saperne di più
Adrian RachSenior Key Account
«Se si riesce a mettere in pratica tutto questo in modo spontaneo, è un vantaggio enorme: fa risparmiare denaro e tempo ed è estremamente efficiente.»Per saperne di più
Alexander BiedererID-ware Group
«Photo Collect è parte integrante del nostro processo di rilascio dei badge e della relativa acquisizione delle foto. Abbiamo ricevuto foto di alta qualità in breve tempo.»
M. PapenfussBMW Group