Portraitfotos für Unternehmen & Behörden.
Die führende Lösung für Ausweise, Mitarbeiterbadges und ID-Karten. Sicher, hoch automatisiert und skalierbar.
Führende Unternehmen und Behörden vertrauen auf Photo Collect
Eine Lösung. Verschiedene Branchen.
Prozess, Formate und Branding werden pro Kunde konfiguriert — von der Einladung bis zur Übergabe an das Zielsystem.
Unternehmen
- Preboarding und Onboarding
- Rebadging in grossen Wellen
- Schnittstellen zu HR- und ERP-Systemen
Behörden
- Konform nach ICAO 9303 / ISO 19794-5
- Eigene KI-Modelle, Schweizer Hosting
- Dedizierte Instanz pro Behörde
Institutionen & ÖV
- Lastspitzen zum Semesterstart
- Einbettung in bestehende Portale
- Export im exakten Druckformat
In drei Schritten zum einheitlichen Bild.
Foto erfassen
Der Prozess kann aus einer bestehenden Applikation oder aus Photo Collect gestartet werden. Erfassung per Smartphone, App oder Foto-Kiosk.
Prüfung und Verarbeitung
Die KI prüft das Bild sofort und verarbeitet es automatisch nach spezifischen Vorgaben. Eine manuelle Qualitätskontrolle ist optional.
Integration
Das verarbeitete Bild kann exportiert oder per sFTP oder API in bestehende Systeme übergeben werden. Die Daten werden nach Verarbeitung automatisch gelöscht.
Weniger Aufwand, bessere Bilder.
«Wir haben eine grosse Zeitersparnis, weil die Terminierung wegfällt.»
20'000 Ausweise, kein einziger Fototermin
Mehr dazu
Ari SchusterLeiter der Sicherheit«Der Endkunde hat am Schluss nichts mehr mit dem Prozess zu tun; er genehmigt lediglich die Bilder.»Mehr dazu
Adrian RachSenior Key Account
«Wenn man das alles spontan umsetzen kann, ist das ein riesiger Vorteil: Es spart Geld, Zeit und ist äusserst effizient.»Mehr dazu
Alexander BiedererID-ware Group
Drei Wege zu einem Ausweisfoto.
Die meisten Organisationen stehen vor derselben Wahl: Fotografen buchen, Fotos per E-Mail einsammeln oder den Prozess automatisieren.
| Kriterium | Fotograf vor Ort | Fotos per E-Mail einsammeln | Photo Collect |
|---|---|---|---|
| Terminkoordination | Fotograf vor Ort schlecht: erforderlich | Fotos per E-Mail einsammeln gut: keine | Photo Collect gut: keine |
| Ortsunabhängig | Fotograf vor Ort schlecht: nein | Fotos per E-Mail einsammeln gut: ja | Photo Collect gut: ja |
| Konformitätsprüfung | Fotograf vor Ort bedingt: manuell | Fotos per E-Mail einsammeln schlecht: keine | Photo Collect gut: 35+ automatisch |
| Einheitliches Format | Fotograf vor Ort bedingt: je nach Fotograf | Fotos per E-Mail einsammeln schlecht: nein | Photo Collect gut: garantiert |
| Mehrere Standorte | Fotograf vor Ort bedingt: je Standort separat | Fotos per E-Mail einsammeln gut: ja | Photo Collect gut: ja |
| Datenschutz geregelt | Fotograf vor Ort bedingt: Einzelvertrag | Fotos per E-Mail einsammeln schlecht: ungeklärt | Photo Collect gut: DPA, Schweizer Hosting |
| Lastspitze 2'000 Fotos | Fotograf vor Ort schlecht: Wochen | Fotos per E-Mail einsammeln schlecht: unkontrolliert | Photo Collect gut: Stunden |
| Statusreport | Fotograf vor Ort bedingt: manuell | Fotos per E-Mail einsammeln bedingt: manuell | Photo Collect gut: automatisch |
| Analysen | Fotograf vor Ort schlecht: keine | Fotos per E-Mail einsammeln schlecht: keine | Photo Collect gut: Analyse-Dashboard |
Erfassung mit dem Smartphone.
Upload-Links können per API oder Deeplink in bestehende Applikationen eingebunden — oder direkt aus Photo Collect per E-Mail, SMS und QR-Code versendet werden.
- Upload ohne Login oder App
- KI-gestützte Bildprüfung und Verarbeitung
- Skalierbar auf tausende Fotos pro Tag
Erfassung mit Kiosk oder App.
Für Personen ohne Smartphone können Fotos mit dem Self-Service-Kiosk oder der bedienten App am Empfang und im Kartenbüro erfasst werden.
- Geführte Aufnahme
- Integrierte Hintergrundentfernung — ohne Fotobox
- Kabelloser Betrieb mit 5G-Verbindung
Prüfung mit sofortiger Rückmeldung.
Jedes Foto durchläuft mehr als 35 automatische Checks nach ICAO 9303 und ISO/IEC 19794-5. Bei einem Fehler erhält die Person sofort eine Rückmeldung und kann ein neues Foto hochladen.
- 01 Kopfhaltung nicht frontal
- 02 Augen geschlossen
- 03 Ungenügende Auflösung
- 04 Unerlaubtes Accessoire
- 05 Unerlaubter Gesichtsausdruck (Lächeln)
30+ zusätzliche Checks. Art und Strenge der Prüfungen sind konfigurierbar.
Automatisch auf das definierte Format.
Zuschnitt, Zoom, Pixelverhältnis und Hintergrundfarbe können je nach Verwendungszweck vollständig konfiguriert werden — konform zu den jeweils geforderten Standards.
- 01 Hochformat, naher Zoom, grauer Hintergrund
- 02 Quadrat, mittlerer Zoom, weisser Hintergrund
- 03 Querformat, weiter Zoom, blaugrauer Hintergrund
- 04 Rund, naher Zoom, weisser Hintergrund
Formate und Hintergründe werden frei definiert — nach CI und spezifischen Anforderungen.
Optionale manuelle Prüfung.
Alle eingereichten Fotos können manuell überprüft werden. Die Oberfläche ist auf paralleles und schnelles Prüfen optimiert — rund eine Sekunde pro Foto.
- Integriertes Messaging für abgelehnte Fotos
- Neue Upload-Anfrage mit Ablehnungsgrund
- Nachvollziehbare Freigabe pro Foto
Fügt sich in Ihre Systemlandschaft ein.
Photo Collect ist bereits mit führenden Systemen für Zutritt, Kartenmanagement und HR verbunden. Über die REST-API lässt sich der Prozess zusätzlich in bestehende Fachanwendungen einbinden.
- Zutrittssysteme Mitarbeiterausweise und Zutrittskarten
- Kartenmanagement Druck, Personalisierung und Nachbestellung
- HR- und ERP-Systeme Stammdaten, Onboarding und Rebadging
- REST-API Bestehende und spezifische Anwendungen
Swiss made, Swiss hosted.
Die Software wird in der Schweiz entwickelt und läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in der Schweiz. On-premise Hosting verfügbar. Souveräne Infrastruktur und KI-Modelle.
Häufig gestellte Fragen
Die häufigsten Fragen zu Betrieb, Bildqualität, Integration und Datenschutz. Fehlt etwas? Wir besprechen Ihre Anforderungen gerne in einem kurzen Online-Meeting.
Allgemeine Fragen
Wie kann ich Photo Collect nutzen?
Photo Collect ist eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS), die von uns für Ihr Unternehmen betrieben wird.
Welchen Mehrwert bietet Photo Collect genau?
Photo Collect bietet Ihnen die führende Lösung zur digitalen Erfassung von Ausweis- und Portraitfotos — für Mitarbeiterausweise, Führerausweise, Visa, Studierendenausweise oder HR-Profile —, die vollständig DSGVO- und CH-DSG-konform ist. Mitarbeitende und Antragstellende laden einfach per personalisiertem Link über ihr Smartphone ohne App oder Anmeldung ihr Foto hoch. Dank KI-gesteuerter Qualitätsprüfung, automatischem Zuschneiden und optionaler manueller Kontrolle entstehen in unter zwei Minuten perfekte biometrische Fotos – zentral exportierbar via ZIP, API oder sFTP und anschliessend sicher gelöscht. Ideal für HR-Abteilungen, Behörden und Organisationen, die Fotos effizient, sicher und skalierbar verarbeiten möchten – auch vor Ort mit Self-Service-Kiosk oder App-Lösung.
Wird Photo Collect auf meine CI/CD angepasst?
Ja, die Farben und das Logo werden beim Setup an Ihre Corporate Identity angepasst.
Können die E-Mail- und SMS-Vorlagen angepasst werden?
Ja, alle Kommunikationsvorlagen können angepasst werden.
Was kostet Photo Collect?
Die Kosten hängen vom gewählten Modell und der Anzahl der Fotos ab. Wir unterbreiten Ihnen gerne ein Angebot nach einem ersten Gespräch.
Ich habe weitere Fragen
Wir beantworten Ihre Frage gerne persönlich: Schreiben Sie uns über das Kontaktformular oder buchen Sie direkt einen Termin für ein kurzes Online-Meeting.
Fragen zu Bildeigenschaften
Welche Fotoformate sind möglich?
Die Fotoformate lassen sich frei konfigurieren. Neben dem Standardformat im Unternehmensbereich (4:3) und dem Passfotoformat (1:1 oder 45:35) können beliebige Seitenverhältnisse konfiguriert werden. Auch Fotos mit rundem Ausschnitt sind möglich.
Welche Anforderungen muss das hochgeladene Foto erfüllen?
Das Foto sollte ein klares, frontales Porträt ohne Kopfbedeckung oder Sonnenbrille sein. Der Hintergrund wird automatisch entfernt, sodass keine speziellen Anforderungen an den Aufnahmeort bestehen.
Welche Anforderungen muss ein Personalausweisfoto erfüllen?
Ein Personalausweisfoto muss den biometrischen Vorgaben entsprechen: neutraler Gesichtsausdruck, geschlossener Mund, gerader Blick, gleichmässiger Hintergrund. Unsere Lösung prüft diese Kriterien automatisch mittels KI-Analyse.
Welche Anforderungen muss das Foto für einen Studentenausweis erfüllen?
Ein Foto für den Studentenausweis muss aktuell sein, die Person frontal mit neutralem oder leicht freundlichem Ausdruck zeigen und gleichmässig von vorne beleuchtet sein. Der Hintergrund soll hell und neutral sein. Keine Schatten, keine weiteren Personen, keine Filter oder KI-generierten Bilder. Brillen sind erlaubt, sofern die Augen klar sichtbar sind. Das Foto muss farbig, scharf und im Hochformat mit ausreichend Platz um Kopf und Schultern aufgenommen werden.
Ist es möglich, Gruppenfotos hochzuladen?
Nein, Photo Collect ist auf Einzelporträts ausgelegt. Gruppenfotos werden von der KI erkannt und abgelehnt.
Genügen die Fotos den ICAO-Standards?
Ja, die mit Photo Collect erfassten Fotos erfüllen die Anforderungen der ICAO-Standards, sofern die manuelle Qualitätskontrolle angewendet wird. Die ICAO-Standards definieren internationale Anforderungen an Passfotos, insbesondere für biometrische Ausweise wie Reisepässe.
Sind die Fotos biometrisch?
Ja, über Photo Collect können biometrische Fotos erfasst werden, die den Pass-Standards / ICAO-Standards entsprechen. Per Einstellung können Sie wählen, ob der Mund geschlossen sein muss oder ob man auf dem Foto lachen darf. Eine weitere Beurteilung des Fotos geschieht dann über die Qualitätskontrolle.
Werden die Bilder mit generativer KI bearbeitet?
Nein, Photo Collect verwendet keine generative KI, da diese Gesichter künstlich neu erzeugt oder verändert. Die Gesichter bleiben immer vollständig original und unverändert.
Welche Foto-Hintergründe sind möglich?
Als Hintergrund kann entweder eine Farbe, ein Farbverlauf oder ein spezifisches Hintergrundbild verwendet werden.
Können Varianten eines Fotos erzeugt werden?
Ja, es können mehrere Varianten pro Foto erstellt werden, zum Beispiel für den Badge, das Marketing, das Profilbild in Microsoft Teams oder berufliche Netzwerke wie LinkedIn.
Fragen zu IT und Integrationen
Kann ich Photo Collect in meine IT einbinden?
Ja, eine Einbindung ist optional. Sie können die Personalnummern entweder aus Excel in Photo Collect importieren oder die App bzw. den Foto-Kiosk nutzen und direkt loslegen. Die fertigen Fotos werden als ZIP-Datei heruntergeladen. Bei Bedarf kann Photo Collect über die Programmierschnittstelle (API) vollständig in jedes System integriert werden.
Ist Photo Collect mit Zutrittssystemen kompatibel?
Photo Collect arbeitet unabhängig von bestehenden Zugangssystemen. Bei Bedarf kann Photo Collect in ein bestehendes Zutritts- oder Karten-Management-System integriert werden.
Ist eine Integration in bestehende HR-Systeme möglich?
Ja, Photo Collect bietet eine REST-API, die eine nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglicht.
Welche bestehenden Anbindungen gibt es?
Verschiedene PIAM-Systeme bieten eine Schnittstelle zu Photo Collect an, z. B. Securigate von Securiton oder OCMS von ID-ware. Über die API lassen sich weitere Systeme einbinden. Es gibt auch Kartenhersteller und Drucker-Systeme, die eine Schnittstelle zu Photo Collect anbieten. Wir geben gerne Auskunft.
Gibt es eine Programmierschnittstelle (API)?
Alle Funktionen können über eine REST-API (apidoc.photocollect.io) genutzt werden. Wir beraten Sie gerne bei der Implementierung.
Kann ich eine eigene Domain verwenden?
Photo Collect kann über eine Subdomain Ihrer Unternehmensdomain (z. B. photo.ihre-firma.com) eingebunden werden. Das schafft Vertrauen und erhöht die Öffnungsrate von Links in E-Mails und SMS.
Kann ich einen eigenen E-Mail-Server verwenden?
Ja, anstatt des Standard-Mailservers können Sie den SMTP-Server Ihres Unternehmens verwenden, um E-Mails zu versenden.
Ist das Hosting inbegriffen?
Photo Collect ist Software-as-a-Service (SaaS). Alles, was Sie zum Betrieb benötigen, wird zur Verfügung gestellt, inklusive Hosting, E-Mail-Server und Domain.
Können die Fotos verschlüsselt gespeichert werden?
Nach der Verarbeitung kann das Foto mit Ihrem OpenPGP Public Key verschlüsselt für den Export bereitgestellt werden.
Fragen zum Prozess
Werden Benutzer über fehlerhafte Fotos informiert?
Bei unzureichender Qualität erhalten Benutzer sofortiges Feedback und können ein neues Foto hochladen. Bei Bedarf wird eine Folge-Einladung mit dem Ablehnungsgrund versendet.
Wie lange werden die Fotos gespeichert?
Die Fotos werden nach Abschluss des Prozesses automatisch gelöscht. Die genaue Speicherdauer kann je nach Kundenanforderung angepasst werden.
Wer hat Zugriff auf die hochgeladenen Fotos?
Nur autorisierte Personen innerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation haben Zugriff auf die Fotos. Die Daten werden gemäss den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet.
Können bestehende Mitarbeitendendaten importiert werden?
Ja, Daten können einfach über Excel-Importe oder über die REST-API integriert werden.
Kann man die Fotoqualität auch manuell überprüfen?
Ja, optional kann eine manuelle Qualitätskontrolle aktiviert werden, falls Kunden zusätzlich zur KI-Prüfung eine menschliche Kontrolle wünschen.
Wie viel Zeit nimmt die Qualitätskontrolle in Anspruch?
Die Qualitätskontrolle ist ein optionaler Baustein zur Qualitätssicherung und lässt sich auch ganz abschalten. Die Oberfläche ist auf paralleles und schnelles Prüfen ausgelegt — rund eine Sekunde pro Foto. Da mehrere Personen gleichzeitig prüfen können, lassen sich auch zehntausende Fotos pro Stunde bearbeiten. In der Regel werden 2–4 % der Fotos erneut angefordert.
Wie funktioniert der Upload per Smartphone?
Mitarbeitende erhalten einen personalisierten Upload-Link – ganz ohne App oder Login. Sie laden das Foto einfach über den Browser hoch, egal ob per SMS oder E-Mail.
Muss die antragstellende Person eine App installieren?
Nein. Der Upload läuft im Standardbrowser des Geräts, ohne Login und ohne App-Installation. Am Desktop wechselt ein QR-Code die Sitzung auf das Smartphone.
Was passiert, wenn jemand die Vorgaben nicht erfüllen kann?
Einzelne Prüfungen — etwa zur Kopfhaltung oder zu geöffneten Augen — können nach einer definierten Zahl von Versuchen übersteuert werden. Das Bild wird mit einem Vermerk zur manuellen Freigabe weitergegeben.
Vertragliche Fragen
Welche Lizenzmodelle bietet Photo Collect an?
Für Kunden mit einem Volumen ab ca. 1000 Fotos empfehlen wir die dedizierte Photo Collect Business-Instanz. Für geringere Volumen eignet sich Photo Collect Cloud. Wir beraten Sie gerne zu beiden Optionen.
Was beinhaltet die Lizenz?
Die Lizenzvereinbarung beinhaltet die betriebsbereite Software, eine Supportvereinbarung (SLA) und eine inkludierte Anzahl von Uploads pro Jahr.
Ist der Prozess DSGVO-konform?
Ja. Der Photo Collect Prozess ist DSGVO-konform. Die Verarbeitung erfolgt ausschliesslich im Auftrag des Kunden, mit klar geregelten Verantwortlichkeiten, dokumentierten Weisungen, strikten TOMs, verschlüsselter Übertragung, Datenminimierung, Pseudonymisierung, Rollen- und Zugriffskontrolle, Logging, Backup- und Löschkonzept sowie geregeltem Incident-Management. Auftragsverarbeitung und Sub-Prozessoren sind vertraglich abgesichert.
Wo werden die Fotos verarbeitet?
Alle Fotos werden ausschliesslich in der Schweiz in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum verarbeitet. Die gesamte Bildverarbeitung, inklusive aller KI-Modelle, erfolgt durch Visible Solutions AG (Entwickler von Photo Collect) selbst. Es werden keine Cloud-Dienste aus dem Ausland verwendet und die Foto-Daten verlassen die Schweiz zu keinem Zeitpunkt. Damit sind alle verarbeiteten Bilddaten umfassend vor dem US CLOUD Act geschützt.
Was ist die Rechtsgrundlage für Datenübermittlungen aus der EU in die Schweiz?
Für ein Unternehmen aus der EU besteht eine gültige Rechtsgrundlage für Datenübermittlungen in die Schweiz auf Basis des Angemessenheitsbeschlusses gemäss Art. 45 DSGVO. Es ist keine zusätzliche vertragliche Massnahme (wie SCCs) für den Datentransfer in die Schweiz erforderlich. Die Übermittlung ist allein auf Basis des Angemessenheitsbeschlusses zulässig.
Braucht es eine Einwilligung der Mitarbeitenden?
Für die Verwendung auf Mitarbeiterausweisen braucht es nach DSGVO und Schweizer DSG in der Regel keine Einwilligung. Für zusätzliche Zwecke wie Microsoft Teams Profilbild oder Marketingmaterial hingegen ist eine Einwilligung erforderlich.
Fragen zu Setup und Support
Wie läuft das Setup ab?
Beim Setup von Photo Collect begleiten wir Sie und Ihr Team und unterstützen Sie bei Bedarf gerne beim Erstellen der Prozesse zur Fotobeschaffung.
Welche Unterstützung erhalte ich?
Unser erfahrenes Team unterstützt Sie während des gesamten Prozesses. Von den rechtlichen Aspekten über die Einrichtung bis hin zum Tagesgeschäft sind wir für Sie da und können bei Bedarf Anpassungen am Prozess oder an den Parametern vornehmen.