Mitarbeiterausweise
Einheitliche, konforme Fotos für die ganze Belegschaft — im Self-Service erfasst, automatisch validiert und direkt in Ihr Kartensystem exportiert.
Ausgangslage
Neue Ausweise für die ganze Belegschaft bedeuten üblicherweise: Fototermine organisieren, Qualität von Hand prüfen, Bilder einzeln den Personalnummern zuordnen. Bei verteilten Standorten und Schichtbetrieb wird daraus ein Projekt von Monaten.
Fotos aus unterschiedlichen Quellen sind zudem selten einheitlich — und erfüllen die Vorgaben von Zutrittssystem und Corporate Design oft nicht.
Vom Stammdatensatz zum fertigen Ausweis.
Einladung versenden
Die Belegschaft kommt aus dem HR-System oder per Excel-Import. Der Versand läuft per E-Mail, SMS oder QR-Brief — auf Wunsch in Wellen.
Prüfung und Verarbeitung
Über 35 Kriterien werden sofort geprüft. Bei einem Fehler nennt die Oberfläche den Grund und fordert einen neuen Upload.
Übergabe an die Kartenstelle
Der Export geht als ZIP, per sFTP oder API ans Karten- oder Zutrittssystem — benannt nach Ihrer Personalnummer.
Erfassung mit dem eigenen Smartphone
Jede Person erhält einen persönlichen Upload-Link — erzeugt aus HR-System oder Active Directory, verschickt per E-Mail, SMS oder QR-Code.
- Der Upload funktioniert ohne Login und ohne App-Installation
- Schärfe, Kopfhaltung, Hintergrund und Brille werden beim Upload geprüft
- Skalierbar auf tausende Fotos pro Tag
Foto-Kiosk und bediente App
In Produktion, Schichtbetrieb und beim Eintritt entsteht das Foto vor Ort — im Self-Service-Kiosk oder mit der bedienten App.
- Self-Service-Kiosk für Standorte ohne eigene Geräte
- Bediente Erfassung, etwa beim Onboarding im Kartenbüro
- Integrierte Hintergrundentfernung, kabelloser Betrieb möglich
Hochautomatisiert bis zur Freigabe.
Fotos werden sofort auf Konsistenz und Qualität geprüft und automatisch auf das geforderte Format verarbeitet. Eine optionale manuelle Qualitätskontrolle garantiert vollständig konforme Resultate.
Kopfhaltung nicht frontal
Fehlerhafte Fotos werden bereits beim Upload erkannt — mit sofortiger Rückmeldung.
- 35+ automatische Checks
- Konfigurierbare Kriterien und Prüfstrenge
- Rückmeldung mit konkreter Anweisung
Hochformat, naher Zoom, grauer Hintergrund
Hochgeladene Fotos werden automatisch auf das benötigte Format verarbeitet, inklusive:
- Ausrichtung und Zentrierung des Gesichts
- Anpassung von Format und Zoom
- Ersetzen des Hintergrunds nach Vorgabe
Fotos können vor der definitiven Freigabe optional manuell geprüft werden.
- Integriertes Messaging für Neuanforderungen
- Neue Einladung mit detaillierter Begründung
- Oberfläche für grosse Prüfmengen ausgelegt
Ausweise für die ganze Belegschaft, ohne Fototermine.
Aus einem Projekt von Monaten wird ein Versand: einladen, prüfen lassen, an die Kartenstelle übergeben — über alle Standorte hinweg.
Alle Standorte parallel
Verteilte Standorte und Schichtbetrieb erfassen gleichzeitig, ohne Reiseplan und ohne Fotoraum.
Einheitliches Bild
Zuschnitt, Hintergrund und Farbprofil folgen Ihren Vorgaben — unabhängig davon, wer fotografiert hat.
Direkt ins Kartensystem
Der Export geht per sFTP oder REST-API ins Kartenmanagement oder in die Zutrittskontrolle.
Was ein Rollout in dieser Grösse braucht.
Tausende Personen an mehreren Standorten, oft neben dem Tagesgeschäft — das stellt andere Anforderungen als eine einzelne Aufnahme.
Versand in Wellen
Einladungen gehen nach Standort, Abteilung oder Eintrittsdatum raus, nicht alle auf einmal.
Automatische Erinnerung
Wer nicht reagiert, bekommt eine Folgeeinladung. Der Stand ist jederzeit einsehbar.
Mehrere Varianten
Aus einer Aufnahme entstehen mehrere Zuschnitte — für Ausweis, Intranet und Marketing zugleich.
Angebunden an Karten- und Zutrittssystem.
Photo Collect ist mit führenden Systemen für Zutritt und Kartenmanagement verbunden. Ohne Integration genügt der Export.
- Stammdaten aus HR-System oder Excel-Import
- Export als ZIP, per sFTP oder REST-API
- Dateibenennung nach Ihrer Personalnummer
- Betrieb beim Anbieter oder on-premise
- Zutrittssysteme Mitarbeiterausweise und Zutrittskarten
- Kartenmanagement Druck, Personalisierung und Nachbestellung
- HR- und ERP-Systeme Stammdaten, Onboarding und Rebadging
- Export als ZIP oder sFTP Ohne Integration, direkt ins Zielsystem
Das sagen Kunden dazu
«Wir haben eine grosse Zeitersparnis, weil die Terminierung wegfällt.»
20'000 Ausweise, kein einziger Fototermin
Mehr dazu
Ari SchusterLeiter der Sicherheit
«Der Endkunde hat am Schluss nichts mehr mit dem Prozess zu tun; er genehmigt lediglich die Bilder.»Mehr dazu
Adrian RachSenior Key Account
«Wenn man das alles spontan umsetzen kann, ist das ein riesiger Vorteil: Es spart Geld, Zeit und ist äusserst effizient.»Mehr dazu
Alexander BiedererID-ware Group
Swiss made, Swiss hosted.
Die Software wird in der Schweiz entwickelt und läuft in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in der Schweiz. On-premise Hosting verfügbar. Souveräne Infrastruktur und KI-Modelle.
Häufig gestellte Fragen
Welche Fotoformate sind möglich?
Die Fotoformate lassen sich frei konfigurieren. Neben dem Standardformat im Unternehmensbereich (4:3) und dem Passfotoformat (1:1 oder 45:35) können beliebige Seitenverhältnisse konfiguriert werden. Auch Fotos mit rundem Ausschnitt sind möglich.
Ist Photo Collect mit Zutrittssystemen kompatibel?
Photo Collect arbeitet unabhängig von bestehenden Zugangssystemen. Bei Bedarf kann Photo Collect in ein bestehendes Zutritts- oder Karten-Management-System integriert werden.
Braucht es eine Einwilligung der Mitarbeitenden?
Für die Verwendung auf Mitarbeiterausweisen braucht es nach DSGVO und Schweizer DSG in der Regel keine Einwilligung. Für zusätzliche Zwecke wie Microsoft Teams Profilbild oder Marketingmaterial hingegen ist eine Einwilligung erforderlich.
Wie lange werden die Fotos gespeichert?
Die Fotos werden nach Abschluss des Prozesses automatisch gelöscht. Die genaue Speicherdauer kann je nach Kundenanforderung angepasst werden.